ابزارها و شیوه‌های نوین مدیریت فراداده‌ها در سازمان

در بیست و هشتمین نشست اندیشگاه رضوی مطرح شد

در بیست و هشتمین نشست اندیشگاه رضوی مطرح شد

ابزارها و شیوه‌های نوین مدیریت فراداده‌ها در سازمان

جواد لگزیان

در بیست و هشتمین نشست اندیشگاه رضوی، دکتر سید مهدی طاهری (دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه علامه طباطبایی) شانزدهم و هفدهم آبان‌ماه ۱۴۰۳ در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی در حضور جمعی از علاقمندان در زمینه «مدیریت فراداده‌ها در سازمان: ابزارها و شیوه‌های نوین» سخنرانی، بحث و تبادل‌نظر کرد.

دکتر علی اصغر محکی (عضو هیئت علمی پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران)، دبیر این نشست، در ابتدا مهمترین سوابق علمی و حرفه‌ای دکتر سید مهدی طاهری را بیان کردند و اهمیت موضوع مورد بحث توسط ایشان را یادآور شدند. سپس دکتر طاهری سخنان خود را با تشریح مفهوم فراداده آغاز و به این نکته اشاره کرد که «فراداده» نیز نوعی «داده» است که جزئیات یک داده دیگر را تشریح می‌کند. ایشان به نمونه‌هایی از کاربرد فراداده اشاره و به اختصار مزایا و کاربردهای آن­ها را برشمرد. طاهری افزود: برای پشتیبانی از کارکردهای هدف خود، فراداده‌ها نیز نیاز به مدیریت دارند و برای این مدیریت، در سطح کلان «فرافراداده» طراحی شده است. ضمن اینکه در بافت سازمان‌ها به دلیل ویژگی‌های بومی و نیازهای خاص از ابزار «ثبت فراداده» استفاده می‌شود.

دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه علامه طباطبایی، درباره جایگاه فراداده در سازماندهی دانش گفت: هر موجودیت داده‌ای، یا شیء محتوایی، دارای صفات، ویژگی‌ها و روابطی است که آن را توصیف می‌کند و جنبه‌های مختلف آن را نشان می‌دهد. برخی از این صفات به ویژگی‌های ظاهری شی و برخی دیگر به محتوایی آن مربوط می‌شوند. تمامی استانداردها، ابزارها و فنون حوزه سازماندهی دانش، در راستای توصیف، کشف، انتقال و مدیریت اشیای محتوایی گسترش یافته‌اند. بنابراین طرح‌های فراداده‌ای، مجموعه‌ای از عناصر یا صفات هستند که هر یک از آن‌ها برای ثبت ارزش‌های مربوط به صفات اشیا طراحی شده‌اند.

 دکتر طاهری همچنین توضیح داد که هر پروفایل مبتنی بر یک طرح فراداده‌ای، مانند ظرفی خالی است که بر اساس نگرش و کارکرد طرح فراداده‌ای مبنا شکل ویژه‌ای به خود می‌گیرد و ارزش‌های مربوط به صفات و موجودیت‌های داده‌ای، با استفاده از دستورالعمل استانداردهای محتوایی استخراج و در عناصر یا صفات فراداده‌ای ثبت می‌شوند.

دکتر طاهری با اشاره به اینکه فراداده‌ها برای باز نمود خود نیاز به بستر نحوی دارند، اضافه کرد: قالب‌های ذخیره‌سازی، انتقال و نمایش داده‌ها، بستر و نحوه پیاده‌سازی فراداده‌ها را تشکیل می‌دهند و به استانداردهای قالب‌بندی شهرت دارند. او اضافه کرد پروفایل‌های فراداده‌ها پس از ذخیره‌سازی به وسیله استانداردهای میانکنش‌پذیری از نظامی به نظام دیگر منتقل می‌شوند، بنابراین الگوهای مفهومی نگرش ویژه را بر روی استانداردهای فراداده‌ای، استانداردهای محتوایی، استانداردهای قالب‌بندی و استانداردهای میانکنش اعمال می‌کنند.

 موضوع دیگری که سخنران نشست درباره آن صحبت کرد، جایگاه فراداده در میان استانداردهای مدیریت دانش بود. در این خصوص به چهار الگوی مفهومی یا استانداردها اشاره شد: «استانداردهای میانکنش‌پذیری»، «استانداردهای قالب‌بندی»، «استانداردهای محتوایی» و «استانداردهای فراداده‌ای».

سخنران، در زمینه مدیریت فراداده‌ها برای سازماندهی دانش، نیز سه محور کاربردی اصلی یعنی «فهرست‌نویسی»، «رده‌بندی» و «نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی» را توضیح داد و افزود: فراداده نیز به عنوان نوعی داده نیاز به مدیریت و نگهداری دارد و برای این منظور از «فرافراداده» و در سطوح بالاتر «فرا فرافراداده» استفاده می­شود: «فرافراداده» داده‌هایی ساختارمند هستند که برای مدیریت فرا داده‌ها ایجاد می‌شوند. بر این اساس فرافراداده در قالب شرح های توصیفی یا صفات همراه فراداده‌ها ثبت می شوند. بخشی از این ثبت به صورت خودکار توسط سیستم و بخشی دیگر توسط انسان انجام می‌شود.»

 نکته دیگر در سخنان دکتر طاهری این بود که نظام‌های فراداده‌ای توصیف و سازماندهی اشیای محتوایی را از راه تنوع استانداردهای فراداده‌ای تامین می‌کنند. نیازها و خط مشی‌های متفاوت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی به گونه‌ای است که طیفی از کارکردها و کاربردها را که نیاز به بیش از یک استاندارد دارند، ضروری می‌سازد. همچنین بافت سازمانی نیز در این موضوع اهمیت دارد. راه حل پیشنهادی مطرح شده از سوی دکتر طاهری برای این منظور، «طراحی پروفایل کاربردی فراداده‌ای» است. پروفایل کاربردی، مفهومی است که تمرکز دارد بر مجموعه عناصر فراداده‌ای که از یک یا چند استاندارد فراداده‌ای تبعیت می‌کنند و شامل خط مشی‌ها، تجربیات برتر و رهنمودهایی می‌شود که به منظور کاربردهای خاص و محلی تعریف شده‌اند؛ و یا اعلان ضوابطی که یک سازمان، یک منبع اطلاعاتی، یک برنامه کاربردی، یا جامعه استفاده‌کنندگان، در به­کارگیری فراداده‌های­شان استفاده می‌کنند.

 درباره ضرورت برخورداری از پروفایل کاربردی، دکتر طاهری به مواردی اشاره کرد از جمله: ناکافی بودن یک طرح فراداده­ای؛ ویژگی های بومی سازمان‌ها (که نیاز به بازتعریف عناصر و نیازهای متغیر دارد)؛ و وجود طرح‌های فراداده‌ای متعدد با کارکردهای مختلف.

در رابطه با نقاط قوت پروفایل کاربردی، سخنران نشست به موارد متعددی اشاره دارد از جمله: ایجاد مجموعه عناصری با کاربردپذیری مناسب و متناسب با بافت هدف، سهولت گسترش بر اساس نیازهای جدید، امکان تعریف دامنه و کاربرد عناصر مبتنی بر بافت، پیروی از رویکرد هستی‌شناسانه برای تولید دانش و معنا، میان­کنش پذیری فراداده‌ای، و همچنین اشتراک دانش و تجربیات. درباره نقاط ضعف پروفایل کاربردی نیز به سه مورد اشاره شد: محدودیت کاربردی خاص و کاهش استفاده مجدد در دیگر بافت‌ها؛ محدود نمودن قابلیت‌های سیستم نرم‌افزاری به پروفایل مورد نظر و واگرایی تلاش‌های حوزه فراداده. دکتر طاهری در باره ویژگی‌های پروفایل کاربردی، پنج مورد مهم را برمی‌شمارد: استفاده از قابلیت‌های فضاهای نام یک یا بیش از یک طرح فراداده‌ای؛ عدم تعریف عناصر فراداده‌ای جدید در راستای حفظ میان کنش‌پذیری فرا داده ای (که در غیر این صورت باید فضای نام و فرانمای جدید طراحی شود و مسئولیت نگهداری آن بر عهده سازمان است)؛ خاص نمودن فرانماها (قالب‌های مختلف ثبت تاریخ، شکل‌های مختلف ثبت نام و …)؛ خاص نمودن (باز تعریف) دامنه ارزش‌های عناصر؛ استفاده از نظام معنایی خاص (مانند اصطلاح­نامه­ها و …) و پالایش استانداردها (بومی‌سازی تعاریف فضای نام، و…). 

چالش‌های طراحی پروفایل‌های کاربردی و همچنین ملزومات طراحی پروفایل کاربردی، مبحث دیگری بود که دکتر طاهری در ادامه صحبت‌های خود به آنها اشاره کرد. وی همچنین نمونه‌هایی از پروفایل‌های کاربردی که در خارج از ایران و یا در ایران طراحی و مورد استفاده قرار گرفته‌اند، تشریح کرد. مهمترین نمونه‌های خارجی مورد اشاره، پروفایل‌های کاربردی طرح فراداده‌ای هسته‌ای دابلین؛ پروفایل کاربردی کتابخانه ملی انگلیس؛ و پروفایل کاربردی بانک دانش دانشگاه ایالت اوهایو بود. مهمترین نمونه پروفایل کاربردی داخل ایران هم که مورد استناد دکتر طاهری قرار گرفت مربوط به «مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی نور»، با هدف سازماندهی اشیای محتوایی پایگاه‌های مرکز تحقیقات کامپیوتر علوم اسلامی است.

ثبت فراداده موضوع دیگر سخنرانی نشست بود. در این خصوص دکتر طاهری می گوید: «از منظر مفهوم‌شناسی، ثبت فراداده ابزاری مهم و کارآمد برای به اشتراک گذاشتن داده‌ها در مورد واژگان و طرح‌های فراداده‌ای، برای بالا بردن قابلیت استفاده مجدد از آن واژگان است. ضمن این که ثبت فراداده، قابلیت بالقوه استفاده مجدد از طرح‌های فراداده‌ای موجود را فراهم می کند. با توجه به این که عملکرد اصلی ثبت فراداده، گردآوری، ذخیره سازی، پردازش و سازماندهی اشتراک و فراهم‌سازی توصیف فراداده‌ها است، پیشتر و به طور سنتی، سازمان‌ها و گروه‌های خاص، فراداده‌های مربوط به منابع خود را به شیوه‌های غیراستاندارد و متفاوت مدیریت می‌کردند. اکنون اما ثبت فراداده به عنوان مکانی ضروری برای نگهداری واقعیت‌ها یا حقایقی در مورد مشخصه‌های از داده که برای یک توصیف بدون ابهام و شفاف تحلیل و رده‌بندی بیان شده است، به کار می رود. همچنین ثبت فراداده درون یک سازمان یا حتی واحد بزرگتر، مفهوم و درک مشترکی از داده ارائه می­دهد.»

با توجه به این که در پروفایل کاربردی، فراداده تعاریفی دارد و بر اساس نیازی طراحی می­شود، دکتر طاهری ابتدا سوالاتی را مطرح کرد تا با ارائه پاسخ به آنها، ضرورت و اهمیت ثبت فراداده را بهتر آشکار ­کند: در پروفایل کاربردی طراحی شده برای یک کتابخانه، آرشیو یا موزه خاص، فراداده چگونه استفاده می‌شود؟ در چه بستر نحوی ایجاد می­شود؟ تعاریفی که برای عناصر فرادادی استفاده می‌شود با استفاده از چه واژگانی ثبت می­شود؟ آیا فراداده قابلیت گسترش‌پذیری توسط افراد دیگری را دارد؟

ویژگی‌ها و کاربردهای ثبت فراداده­ها، محور دیگر سخنان دکتر طاهری بود. در این خصوص او مواردی را شرح داد: «ثبت ویژگی­های بستر نحوی که فراداده­های مختلف در آن پیاده­سازی می­شوند؛ نقش یک فرهنگ مرجع برای فراداده­ها را دارد که تعاریفی از فراداده­های گوناگون را بیان، و درباره هر کدام اطلاعاتی ارایه می‌دهد؛ فراهم ساختن تعریف پایه­ای از فراداده، به طوری که برای انسان و ماشین قابل فهم باشد؛ ایجاد استاندارد و چارچوبی جهت افزایش میانکنش­پذیری معنایی و نحوی میان فراداده­ها؛ وجود استانداردهای گوناگون از قبیل ایزو ۱۱۱۷۹  جهت پیاده‌سازی در سازمان­ها؛ تعیین کننده نوع محتوا و ارزش‌های هر عنصر فراداده‌ای؛ ویژه مراکز اطلاعاتی و سازمان­هایی که دائما نیازمند انتقال داده‌های با دیگر سیستم‌ها هستند».

در خصوص مزایای استفاده از ثبت فراداده در سازمان­ها، دکتر طاهری مواردی را برشمرد از جمله: تمرکز مدیریت فراداده­ها در سراسر سازمان؛ افزایش امکان اشتراک داده­ها و فراداده­ها با دیگر سازمان­ها؛ بهبود قابلیت درک داده و فرایندهای کاوش برای کاربران نهایی؛ نقطه­ مشترکی از منابع برای هماهنگ­سازی و یکپارچه‌سازی؛ منبع مرکزی برای ارزیابی و طراحی مجدد ساختار فراداده­ای.

پیرامون استاندارد ثبت فراداده نیز سخنران نشست به استاندارد ایزو ۱۱۱۷۹ اشاره کرد و گفت: این استاندارد، در حوزه معناشناختی، برای بازنمود و ثبت و توصیف داده­هاست که با هدف توصیف استاندارد داده‌ها، درک مشترک از داده در سراسر عناصر سازمانی و بین سازمانی، استفاده مجدد و استانداردسازی داده در طول زمان مکان، کاربردهای مختلف هماهنگ سازی و استانداردسازی داده در درون سازمان و در بین سازمان‌ها، مدیریت مؤلفه داده و استفاده مجدد از مولفه‌های داده، طراحی شده ‌است. در خصوص ساختار این نوع استاندارد نیز دکتر طاهری اشاره داشت به چهارچوب کاری آن (شامل نگرش کلی استاندارد و توصیف مفاهیم پایه)؛ رده‌بندی آن (شرح چگونگی مدیریت یک شمای رده­بندی در ثبت فراداده)؛ فرامدل ثبت و ویژگی‌های پایه آن (ویژگی­های پایه و رابطه­ها را برای یک ثبت فراداده  فراهم می­کند)؛ صورت بندی تعاریف داده (قواعد و رهنمودهایی برای تبیین کیفیت عناصر داده و مولفه­های آنها)؛ اصول نامگذاری و شناسه گذاری ( توصیف نحوه شکل­دهی توافقاتی برای نام­گذاری عناصر داده‌ها و مولفه‌های آنها) و ثبت (تعیین نقش­ها و الزامات فرایند ثبت در ثبت فراداده).

شایان ذکر است که این نشست تخصصی، همانند جلسات پیشین به صورت زنده از سکوی اسکای روم برای جمع زیادی از کاربران مجازی نیز قابل دسترسی بود.


تاریخ: ۱۷ آبان ۱۴۰۳
نظرات خود را بنویسید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

تیتر اخبار